نظر به مشاهده مکرر طرح های ارسالی مصوب شورای پژوهشی مراکز/ معاونتها/ بیمارستانها/ دانشکده ها که بدون کنترل دقیق از حیث اصلاح موارد درخواستی داوران یا نظرات شورای پژوهشی مربوطه جهت عقد قرارداد به این معاونت ارسال می گردد و این موضوع سبب افزایش بازه زمانی بررسی نهایی و بالتبع آن عودت طرح می گردد لذا بدینوسیله به اطلاع می رساند کارشناسان مربوطه موظف هستند ضمن کنترل ساختاری طرح و تائید انجام اصلاحات توسط مجری، موارد زیر را قبل از ارسال طرح به این معاونت کنترل نمایند:

- خلاصه ضرورت و اهداف کاربردی طرح در قالب 250 کلمه تنظیم شده باشد

- فرمول حجم نمونه (درصورت نمونه گیری) و پرسشنامه یا چک لیست با نام انگلیسی ضمیمه شده باشد

- ارجاع دهی در متن مطابق الگوی ونکوور و رفرنس نویسی مطابق فرمت مجله دانشگاه باشد

- تمامی فیلدهای جدول متغیرها تکمیل شده باشد

- جدول زمانی مراحل اجرا به ترتیب و بطور صحیح ورود اطلاعات شده باشد

- پست سازمانی مجری و همکاران حتما به درستی درج شده باشد

-مجری طرح واجد شرایط تعریف شده بر اساس مصوبات شورای پژوهشی را دارا باشد

- همکاران غیر هیئت علمی شاغل در دانشگاه تنها در غالب طرحهای HSR می توانند اقدام به تدوین و اجرای طرح پژوهشی نمایند و بدیهی است تنها از طریق کمیته HSR معاونت مربوطه طرح خود راثبت و پی گیری نمایند

- بدیهی است در صورت عدم رعایت نکات فوق طرح ارسال شده به معاونت تحقیقات وفناوری مجددا به واحد مربوطه برگردانده می شود